De efficiency bij de receptverwerking is flink toegenomen, wij zijn enthousiast over Farma Sort

farma-sort-sorteeroplossingen-apotheek-diemer-apotheek
Apotheker Anne-Marie Steenvoorden van de Diemer Apotheek werkt met Speed Filling van Farma Sort. Ze ervaart veel voordelen van deze sorteeroplossing. “De efficiency bij de receptverwerking is flink toegenomen, het apparaat is eenvoudig te bedienen en je voorkomt geneesmiddelverwisselingen. We hebben ook veel extra tijd gekregen voor bijvoorbeeld het uitvoeren van medicatiebegeleiding. Speed Filling geeft veel rust in de apotheek.”
Steenvoorden werkt sinds mei 2020 met Speed Filling voor het verwerken van recepten voor herhaalmedicatie. “We vullen de herhaalmedicatie ook uit voor de nog drie andere vestigingen van onze apotheek waarmee we een maatschap vormen.” In feite is deze werkwijze een soort central filling op lokaal niveau, geeft Steenvoorden aan. “De patiënten van alle vier de apotheken staan bij ons ingeschreven omdat wij de medicatie uitvullen. Wij schrijven de herhaalrecepten voor deze apotheken aan. Maar de patiënten kunnen de herhaalmedicatie afhalen bij een van de vestigingen van onze apotheek die meer bij hen in de buurt is. De bestelde geneesmiddelen komen twee keer in de week via de groothandel in onze apotheek binnen. De verpakkingen worden met Speed Filling geëtiketteerd en vervolgens op recept gesorteerd in de vakjes van het apparaat. De sorteeroplossing splitst voor het bestellen de recepten per apotheek uit. Na sortering wordt er met behulp van het track-en-trace-systeem alvast een locatie in de kast gereserveerd op de betreffende apotheeklocatie. Vervolgens gaan de geneesmiddelen met intern transport naar de andere apotheekvestigingen. De bakken worden vrijgegeven en de patiënten krijgen een e-mail met de mededeling dat hun bestelling gereedstaat. De pakketjes kunnen direct opgeborgen worden omdat de locatie al gereserveerd is.”

Simpel te laden

Het grote voordeel van Speed Filling is de verregaande mate van automatisering. Daarom kozen Steenvoorden en de andere apothekers uit de maatschap voor deze sorteeroplossing van Farma Sort. De andere sorteeroplossingen van Farma Sort vergen nog wat meer handmatig ingrijpen, vindt Steenvoorden. “Speed Filling is de meest geautomatiseerde sorteeroplossing. Ongeveer drie weken voor de einddatum van de herhaalmedicatie schrijven we alle recepten aan. Vervolgens komt de bestelling binnen. Deze wordt op zaterdag en op een doordeweekse avond verwerkt met Speed Filling. Hiervoor hebben we een apart team. Dit is ongeschoold werk, het laden van het sorteersysteem is simpel: een kind kan de was doen. We laten dit daarom doen door studenten, als bijbaantje voor hen. Amsterdam is in de buurt, dus studenten genoeg. De Speed Filler doet verder alles automatisch: recepten per patiënt sorteren, op grootte sorteren, zodat het in het juiste vakje in het systeem van de andere apotheken gelegd kan worden, etiketteren en uitsplitsen naar apotheek waar het recept afgehaald zal worden.”

Rust

Het apotheekteam heeft dus amper nog werk aan de herhaalmedicatie en er is veel extra ruimte ontstaan voor andere werkzaamheden, zoals het geven van medicatiebegeleiding, geeft Steenvoorden aan. “Er is veel rust in de apotheek ontstaan, waardoor wij ons kunnen richten op andere werkzaamheden, zoals medicatiebegeleiding. Het wegvallen van de dagelijkse verwerking van de bulk van herhaalrecepten geeft een enorme tijdsbesparing. Omdat we nog maar pas met de Speed Filler werken, ben ik nog aan het nadenken, hoe we onze apotheekprocessen en werkzaamheden anders kunnen inrichten. We hebben in ieder geval meer ruimte om onze rol als zorgverlener uit te bouwen.”

Steenvoorden noemt nog enkele andere grote voordelen die de Speed Filler met zich meebrengt. “De efficiency bij de receptverwerking is flink toegenomen, het apparaat is simpel in gebruik, na instructie kan iedereen er mee werken, en daarnaast voorkom je ook verwisselingen in de medicatie.”

Kleinere voorraden

Technisch was het nog best een uitdaging om de Speed Filler operationeel te maken. Je moet toch overschakelen van een bestaande situatie naar een nieuwe werkwijze, aldus Steenvoorden: “Zo moest de koppeling gemaakt worden tussen het track-en-trace-systeem voor de recepten en de Speed Filler. Verder was het een uitdaging om te gaan werken met kleinere voorraden. Je bestelt veel en hebt dus minder op voorraad. We werkten eerst met een robot die de voorraad bijvulde. Deze robot hebben we nog steeds, maar die gebruiken we dan voor de dagelijkse receptgang. En soms ook nog voor herhaalrecepten, want er zijn patiënten die niet automatisch bericht willen krijgen dat hun herhaalrecept gereed ligt in de apotheek, maar ze willen zelf als het nodig is hun herhaalmedicatie aanvragen. Op die manier willen ze meer controle houden over hun situatie, denk ik.”

Verbetering

Of de Speed Filler kostenbesparend zal zijn, kan Steenvoorden nog niet zeggen, maar ze verwacht van wel. “We werken er nog maar kort mee. Maar werken met Speed Filling geeft een hoge mate van efficiency in de apotheek en het is zeker goedkoper dan central filling bij een externe partij. Een voordeel van het lokaal uitvullen van recepten in de apotheek is dat je de receptverwerking meer in eigen hand hebt. En vergeleken met het werken met de robot is het ook een verbetering. Je hebt een stap minder in het receptverwerkingsproces. De robot moest je elke dag vullen als de bestelling binnenkwam. Dat hoeft nu niet meer.”

Steenvoorden is heel tevreden over de service van Farma Sort. “Wij zijn erg enthousiast over de sorteeroplossing van Farma Sort. Het is een fijn bedrijf en kleinschalig. Als je een wens hebt – wij wilden bijvoorbeeld bij het sorteren op een slimmere manier gaan uitsplitsen – dan denkt Farma Sort goed mee. Alles is op te lossen. En voor de toekomst hebben we ook nog wel wat verlangens. Zo willen we meer inzicht krijgen in welke doosjes we precies hebben besteld om de lokale voorraad aan te vullen. Ongetwijfeld zal Farma Sort hierin ook meedenken en hiervoor met een goede oplossing komen. Farma Sort is nog een jong bedrijf, maar ze doen het al heel goed.”

Voorbeeld blok 1

Of de Speed Filler kostenbesparend zal zijn, kan Steenvoorden nog niet zeggen, maar ze verwacht van wel. “We werken er nog maar kort mee. Maar werken met Speed Filling geeft een hoge mate van efficiency in de apotheek en het is zeker goedkoper dan central filling bij een externe partij. Een voordeel van het lokaal uitvullen van recepten in de apotheek is dat je de receptverwerking meer in eigen hand hebt.

Voorbeeld blok 2

Zodra een recept compleet is, gaat de verlichting van de verzamel locatie groen branden. Met behulp van de draadloze scanner wordt de barcode van de desbetreffende verzamellocatie gescand en komt er een adresetiket uit de printer. De inhoud van het vak kan nu worden uitgenomen en verpakt.
farma-sort-sorteeroplossingen-apotheek-klant-filling-apparaat

“Marges worden ook in de farmacie alsmaar dunner” We moeten daarom steeds efficiënter gaan werken.”

– Voorbeeld blok 3