Orders picken op basis van medicijnrecepten, zo doet Orca dat!

Orca is erin geslaagd om medicijnen voor patiënten in de kop van Noord-Holland sneller en met minder fouten te sorteren met behulp van nieuwe handlingsystemen. Deel van het proces verloopt nu automatisch, ander deel handmatig

Met twee zogenaamde Speed Filling systemen heeft Orco Farma uit Alkmaar een nieuwe stap gezet in de optimalisatie van de keten. De systemen sorteren en groeperen semiautomatisch medicijnrecepten op patiëntniveau. Manager operations, Asher Zahir, ziet dat met lagere operationele kosten veel meer werk verzet kan worden.

Diamond Building is dé farmaceutische hub van Alkmaar en omstreken en thuisbasis van onder andere Orca, een initiatief van Acdapha- en Alphega Apotheken Alkmaar. Medicatieveiligheid staat centraal in het farmaceutisch fulfilment centrum. Orca richt zich daarbij op Central Filling. Bij dit concept worden medicatierecepten centraal op patiëntniveau verzameld, gesorteerd, verpakt, geëtiketteerd en verzendklaar gemaakt voor meerdere apotheken. “In ons geval zijn dat er zo’n 25, verspreid over de kop van Noord-Holland en West-Friesland”, vertelt Zahir.


Farmaceutische hub met meerdere partijen

Diamond Building in Alkmaar is sinds 2021 de thuisbasis van diverse farmaceutische bedrijven. Het fulfilment centrum telt 8.000 vierkante meter en beschikt onder meer over een eigen productiefaciliteit met 1.000 vierkante meter cleanroom. Naast Orca zijn onder andere Spits, Regionale Zorginstellingen Apotheek (ReZA), MedIT en FarmaKoerier in de hub gevestigd. SPITS is gespecialiseerd in het leveren van zogeheten medicatierollen – waarbij medicijnen per patiënt en per innamemoment zijn verpakt in zakjes op een rol. De bezorging, zowel B2B als B2C, wordt verzorgd door FarmaKoerier, terwijl MedIT Solutions slimme softwareoplossingen levert om efficiënter en veiliger te werken door de hele keten.


Lean processen met minder mensen

“In totaal verzorgen we vanuit deze hub de medicatie voor bijna 300.000 patiënten”, vult apotheker Björn van Wijk aan. “Doordat meerdere diensten onder één dak worden aangeboden, kunnen zorginstellingen en apotheken snel en secuur worden beleverd. De tijdwinst is al gauw 24 uur”, stelt hij. Die efficiencyslag is geen overbodige luxe. Ook apotheken en zorginstellingen kampen met krapte op de arbeidsmarkt en zoeken voortdurend naar slimme manieren om processen lean en kostengunstig te houden. “De kracht van deze hub is dat alle diensten worden gecombineerd met een veilige bezorging”, aldus Van Wijk.

Best passende systeem gekozen dat betaalbaar is

Met de ingebruikname van onder andere twee Speed Filling systemen is daar nu een extra stap in gezet. “We hadden al langer de ambitie om ál onze apotheken via Central Filling te beleveren. Daarvoor zijn we op zoek gegaan naar het juiste systeem”, vertelt Zahir. De oplossing moest uiteraard voldoen aan de kwaliteitseisen, maar ook capaciteit en uiteraard investering speelden een rol. “Er zijn genoeg volautomatische systemen in de markt, maar daarvoor leg je al gauw een miljoen euro op tafel. Wij zochten een betaalbaar systeem, dat aansluit op onze capaciteit en onze eisen”, aldus Van Wijk. Die combinatie werd gevonden bij Farma Sort, dat twee semiautomatische systemen leverde.

Extra controles om ‘human proof’ te zijn

Voor de inzet bij Orca werden de systemen in samenwerking met de leverancier geoptimaliseerd. “Als een operator minder kwaliteitsbewust is, loop je het risico dat recepten worden verwisseld. En dat kan bij medicatie letterlijk levensgevaarlijk zijn”, weet Van Wijk. “We hebben de systemen ‘human proof’ gemaakt, door in samenwerking met Farma Sort extra controles in te bouwen. Medewerkers kunnen de machine niet zomaar overrulen; daarvoor is nu assistentie nodig van een teamleider of supervisor. Ook zijn er extra controlestappen ingebouwd bij de inpaktafels”, legt Van Wijk uit.

Semiautomatisch proces voor verpakken en labellen

De nieuwe systemen sorteren de medicijnverpakkingen automatisch op patiëntniveau, maar voor de aan- en afvoer, en voor de controle zijn nog wel mensenhanden nodig – recent heeft Farma Sort ook een automatische pick-and-place unit ontwikkeld, die ook de aan- en afvoer automatiseert. Op basis van alle binnengekomen recepten worden orderlijsten gegenereerd, en worden de medicijnverpakkingen ‘geshopt’ uit de door Speed Filling beheerde voorraad. De geshopte verpakkingen worden in grote verzamelbakken aangeleverd bij de Speed Fillers. Daar scant een medewerker één-voor-één de verpakkingen. Voor elke gescande verpakking wordt automatisch het bijbehorende etiket geprint en aangebracht, waarna die verpakking in het oplichtende invoervak van de machine wordt geplaatst. De Speed Filler sorteert de verpakkingen vervolgens automatisch naar een order-/patiëntbak. “Per machine kunnen we in één keer 49 bakken, en dus 49 patiënten, sorteren”, meldt Zahir.

Adresetiket als order compleet en correct is

Zodra een recept compleet is, kleurt de bijbehorende ledlamp groen en kan de orderbak worden vervangen door een lege, nieuwe bak. De volle bakken wordt via een rollenbaan naar een van de inpak- en controletafels geleid, waar de recepten worden gecontroleerd en verpakt. Van Wijk: “Alle verpakkingen worden opnieuw gescand. Alleen als de order helemaal compleet en correct is, wordt een adresetiket geprint en wordt de bestelling op patiëntniveau ingepakt en in een grote verzamelbak geplaatst.” Die verzamelbakken worden vervolgens naar een Roto Filling systeem gebracht. Deze put-to-light carrousel sorteert de recepten naar transportbak op apotheekniveau, waarna de bakken worden klaargezet voor verzending.

Voordelen wegen duidelijk op tegen de nadelen

Ongeveer driekwart van alle recepten wordt verzameld, gesorteerd en verpakt via de Speed Filling lijn. Voor 1-dozige recepten maakt Orca gebruik van een separate lijn. “Omdat het anders ten koste zou gaan van de efficiency van onze Speed Fillers”, weet Zahir. De grotere verpakkingen, die niet in de Speed Fillerbakken passen, worden verwerkt via een Easy Filling systeem, dat gebruik maakt van put-to-light legborden.

Inmiddels werken de Speed Fillers volledig naar wens, merkt Zahir op. “Met lagere operationele kosten kunnen we veel meer werk verzetten.” Doordat Orca drie verschillende fulfilmentlijnen gebruikt, kan het gebeuren dat apothekers deelorders ontvangen. En hoewel op het etiket én op de pakbon duidelijk staat vermeld dat het recept uit meerdere orders bestaat, was dat voor sommige apothekers even wennen. “Maar de voordelen wegen duidelijk op tegen dit soort kleine nadelen”, schetst Van Wijk. “De recepten worden op locatieniveau aangeleverd per apotheek. Sorteerwerk in de apotheek is niet meer nodig, dus ook daar wordt een efficiencyslag gemaakt.”