Roto Filling geeft veel rust op de werkvloer

apotheek
Apotheker Judith Strous van Apotheek Huizermaat in Huizen maakt al enkele jaren gebruik van de Roto Filler, een sorteeroplossing van de firma Farma Sort. De Roto Filler maakt het mogelijk om recepten voor meerdere patiënten geautomatiseerd en gelijktijdig te verwerken. Ze heeft niets dan lof. “Ik ben er erg enthousiast over, we besparen veel tijd en de sorteeroplossing heeft veel rust op de werkvloer gebracht.”
Strous werkt sinds oktober 2017 met de Roto Filler van Farma Sort. “Wij waren toen een van de eerste apotheken die met een sorteeroplossing van deze firma aan de slag gingen. De belangrijkste overweging om met de Roto Filler aan de slag te gaan was van financiële aard. Hulpkrachten zijn goedkoper dan assistentes en de tijdsbesparing levert ook veel geld op. Een bijkomend voordeel was dat we relatief weinig assistentes en relatief veel hulpkrachten hadden. Verder wilde ik ook graag assistenten vrij kunnen maken voor taken op het gebied van medicatiebegeleiding, zoals het uitvoeren van longchecks en medicatiereviews ‘light’, een taak die apothekersassistenten ook prima kunnen uitvoeren.”

Business-case

Voordat Strous overstapte op de Roto Filler, werd de herhaalreceptuur geleverd via central filling. De overige recepten werden op de klassieke, handmatige wijze verwerkt, vertelt Strous. “Maar toen we hoorden van de komst van Roto Filling, zijn we toch eens gaan rekenen. Het voordeel van central filling is dat de doosjes van herhaalrecepten op naam van de patiënt kant en klaar worden geleverd. Maar het is wel duur. We zijn toen met Farma Sort om tafel gaan zitten en hebben een business-case gemaakt. We rekenden uit hoeveel uren en kosten we konden gaan besparen met de Roto Filler. Uit de berekening bleek dat we de Roto Filler vrij snel zouden kunnen terugverdienen. En gebruikten we central filling alleen maar voor de herhaalservice, we gebruiken de Roto Filler voor local filling van alle herhaalreceptuur. Nu hebben we een sorteeroplossing die goedkoper is dan central filling en vele malen efficiënter dan handmatige verwerking van de bestelling.” Een groot voordeel van de Roto Filler is de snelheid waarmee recepten kunnen worden uitgevuld, zegt Strous. “Bestelde geneesmiddelen hoeven niet eerst in de ladekast opgeruimd te worden, om ze er vervolgens weer per recept uit te halen. Dat levert ook veel tijdswinst op. Kostte het met de handmatige werkwijze ongeveer 11 uur voordat de recepten waren verwerkt, inclusief opruimen in de ladekast, klaarmaken, etikettering en gereedmaken voor afhalen, met Roto Filling neemt dit proces nog maar 2 uur in beslag.”

Ongeordend

Met de Roto Filler kunnen geneesmiddelen voor 44 patiënten tegelijk worden klaargemaakt. Geneesmiddelen worden een dag van tevoren aangeschreven in het apotheekinformatiesysteem en besteld bij de groothandel. De bestelde geneesmiddelen komen ongeordend in kratten binnen. “Door te scannen worden de medicijndoosjes gekoppeld aan de patiënt. De Roto Filler print het juiste etiket en een unieke barcode. Door het scannen van deze barcode kent het systeem één van de 44 vakjes toe, waar de medicatie voor de patiënt moet worden neergelegd. Via een ronddraaiend carrousel komt het juiste vakje naar voren. Het systeem is beveiligd met een laserstraal, wordt het doosje per ongeluk in een verkeerd vakje gelegd dan blokkeert het systeem en kan er niet verder worden gewerkt totdat de fout is gecorrigeerd”, legt Strous uit.

Opvallend is de compacte vorm van de sorteeroplossing. De Roto Filler neemt erg weinig ruimte in en de medewerker kan vanaf een vaste plaats alle handelingen verrichten. “Wij hebben ervoor gekozen om de Roto Filler te koppelen aan ons track-en tracesysteem”, zegt Strous. “Hierdoor krijgt elk vakje bij het uitladen direct een locatie in de afhaalkast toegewezen. De medewerker kan het vervolgens opruimen zodat het klaarligt voor de patiënt. Er kan niets verkeerd gaan bij deze manier van receptverwerking. We laten dit door een relatief goedkope, ongeschoolde medewerker doen. Assistenten kunnen zich daardoor meer richten op werkzaamheden rond medicatiebegeleiding. Natuurlijk blijft er altijd wat lokaal uitvulwerk over. Denk bijvoorbeeld aan de eerste uitgiftes of de artikelen die niet in het assortiment van de Roto Filler zitten.”

Soepel

De service van Farma Sort verdient volgens Strous een dikke pluim. “Ik ben er erg enthousiast over. Het is een klein bedrijf. De lijnen zijn kort. Is er een storing, dan hoeven we maar een belletje te doen en dan wordt de storing snel verholpen, dit kan meestal op afstand.”

Korte lijnen

De ingebruikname van de Roto Filler ging heel soepel, zegt Strous. “Het team vond het leren werken met de Roto Filler leuk. We hebben alle medewerkers en assistenten er mee leren werken, zodat iedereen het kan doen mocht dat nodig zijn. Het moeilijkste was om alle instellingen in Pharmacom goed te zetten zodat de Roto Filler op het apotheeksysteem kon worden aangesloten. Ook voor FarmaSort was dit even zoeken. Het is een jong bedrijf en ze moesten vooral in het begin ook nog ervaring opdoen. Maar nu werkt alles vlekkeloos.”

De komst van de Roto Filler heeft veel rust op de werkvloer gebracht, vertelt Strous. “Het scheelt een heleboel heen-en-weergeloop van en naar de ladekast om medicijnen te pakken en te etiketteren en vervolgens ter hand te stellen.”

Strous is ook erg te spreken over de veiligheid van de Roto Filler. “Voordat we gingen starten met de Roto Filler hebben we een risicoanalyse uitgevoerd. Gedurende het eerste jaar hebben we alle fouten die tijdens het proces gemaakt werden bijgehouden. Er was wel geteld één keer een fout gemaakt tijdens het gebruik van de Roto Filler. Deze was te herleiden tot een menselijke fout.”

Voorbeeld blok 1

Of de Speed Filler kostenbesparend zal zijn, kan Steenvoorden nog niet zeggen, maar ze verwacht van wel. “We werken er nog maar kort mee. Maar werken met Speed Filling geeft een hoge mate van efficiency in de apotheek en het is zeker goedkoper dan central filling bij een externe partij. Een voordeel van het lokaal uitvullen van recepten in de apotheek is dat je de receptverwerking meer in eigen hand hebt.

Voorbeeld blok 2

Zodra een recept compleet is, gaat de verlichting van de verzamel locatie groen branden. Met behulp van de draadloze scanner wordt de barcode van de desbetreffende verzamellocatie gescand en komt er een adresetiket uit de printer. De inhoud van het vak kan nu worden uitgenomen en verpakt.
farma-sort-sorteeroplossingen-apotheek-klant-filling-apparaat

“Marges worden ook in de farmacie alsmaar dunner” We moeten daarom steeds efficiënter gaan werken.”

– Voorbeeld blok 3