Apotheker Kees Steenbeek: ‘Met Easy Filling zijn we elke dag bij met de receptverwerking”

Sinds april 2020 maakt apotheker Kees Steenbeek van de Hessen Apotheek in De Bilt gebruik van Easy Filling, een sorteeroplossing voor local filling van de firma Farma Sort. Naar volle tevredenheid. “Het systeem is heel eenvoudig in gebruik, bespaart veel tijd, en Farma Sort is een klantgericht bedrijf.”
“We hebben drie vestigingen van onze apotheek die alle drie overgegaan zijn op Easy Filling voor het uitvoeren van locall filling. De Hessen apotheek was de eerste, twee weken later gevolgd door de andere apotheek, en nog eens twee weken later door de derde apotheek. Bij Easy Filling krijg je bij de groothandel bestelde geneesmiddelen los in kratten. Sorteren en etiketteren gebeurt in de apotheek”, vertelt Steenbeek.

Voordat Steenbeek overstapte op een sorteeroplossing van Farma Sort werkte zijn apotheekteam op de traditionele manier. “’s Ochtends werden de bestellingen uit de kratten uitgepakt en op alfabetische volgorde in de ladenkast gelegd. Recepten werden aangeschreven en gepakt voor de patiënten. We kozen bewust niet voor central filling vanwege de kosten en je wilt direct kunnen leveren aan de patiënt als deze langskomt. Maar de wijze van volledig handmatige receptverwerking werd logistiek gezien toch een groot ding. We wilden meer tijd vrij kunnen maken voor medicatiebegeleiding en gesprekken aan de balie en besloten daarom over te gaan op Easy Filling van Farma Sort.”

Zonder fouten

Het was een uitdaging om van het oude systeem van receptverwerking over te schakelen op Easy Filling, maar hij heeft er nog geen seconde spijt van gehad, zegt Steenbeek. “Er waren de nodige handleidingen bij het sorteeroplossing, maar niet voor het personeel dat het systeem bedient, zoals de farmaceutisch medewerker en de assistenten. We hebben toen zelf een handleiding geschreven en daardoor kan iedereen er nu prima mee werken. De sorteeroplossing doet precies wat je verwacht, het werkt foutloos. Ik denk wel dat het makkelijker is om vanuit central filling over te schakelen naar de sorteeroplossing van Farma Sort dan wanneer je dit doet vanuit het oude systeem van handmatige receptverwerking. Een voordeel van Easy Filling is dat het veel tijd bespaart, maar dat het een stuk minder kostbaar is dan central filling. ”

De sorteeroplossing van Farma Sort zorgt dat het logistieke proces een stuk sneller verloopt, vertelt Steenbeek. Op deze wijze kan handmatig local filling plaatsvinden. “Elke ochtend voor 11.00 uur schrijven we de bulk van elektronische recepten aan. Vervolgens bestelt het apotheeksysteem de benodigde geneesmiddelverpakkingen bij de groothandel. Deze worden de volgende dag in bestelbakken geleverd, ongeordend. Vervolgens worden de verpakking gescand en de Easy Filling geeft dan aan in welk vak de geneesmiddelverpakking moeten worden gelegd. Ook print de Easy Filling het juiste etiket automatisch uit. Zo komen de geneesmiddelen per patiënt in een vak te liggen. Stel dat je tien recepten hebt met elk drie regels, dan heb je dus tien vakjes in het sorteeroplossing bezet met elk drie geneesmiddelverpakkingen. Je ontvangt dus bij de bestelling een krat met dertig doosje, compleet door elkaar heen, bij het scannen geeft de Easy Filling automatisch een nummer aan elke verpakking zodat deze keurig per patiënt in het juiste vakje komen. De Easy Filler heeft 24 vakken, zodat elke keer voor 24 patiënten tegelijk geneesmiddelen kunnen worden klaargemaakt. Met een aantal slimme foefjes uit dit systeem is het mogelijk om zelfs voor meer dan 24 patiënten tegelijk recepten te sorteren.”

Met Easy Filling verdwijnt de grote bulk aan herhaalrecepten elke dag als sneeuw voor de zon. “Het aanschrijven gaat nu veel sneller. Patiënten kunnen de volgende dag hun bestelling ophalen. We sturen mensen per e-mail een bericht als hun geneesmiddel klaarstaat. Natuurlijk blijft er de mogelijkheid dat mensen ook direct geneesmiddelen kunnen afhalen op recept. Daarvoor hebben we nog een voorraad geneesmiddelen in de apotheek. Is het geneesmiddel niet voorradig in de apotheek, dan bestellen we dit ook via Easy Filling. In het bestelsysteem kunnen we direct zien of het middel voorradig is bij de groothandel. Is dat niet zo en we moeten een alternatief kiezen, dan hebben we doordat het geneesmiddel de volgende dag wordt geleverd, nog genoeg tijd om de patiënt te informeren over het alternatief. Eerste uitgifte van geneesmiddelen gebeurt vanuit de voorraad in de ladenkast.”

Werkdruk afgenomen

Een groot voordeel van local filling met Easy Filling is dat de voorraad in de apotheek veel kleiner is geworden. “Vroeger hadden we twaalf ladenkastblokken in de apotheek staan, nu nog maar vijf. Je bent nu veel minder kwijt tijd aan het bijhouden van de voorraad, het noteren van vervaldata en parameters.”

Ook de rijen nabestellingen behoren tot het verleden. “Hadden we vroeger vier à vijf meter aan plankruimte nodig voor alle recepten waarbij een nalevering hoorde, tegenwoordig staan er nog maar zo’n 6-7 producten op nazending.”

Verder is de werkdruk bij het personeel afgenomen. “Door Easy Filling te gebruiken zijn we elke dag helemaal bij met de receptverwerking. Vroeger moesten de assistenten heel erg doorwerken en dan was het werk aan het eind van de dag nog niet af. Nu is er tijd over die we kunnen besteden aan medicatiebegeleiding en het werk aan de balie. In de periode voordat we overgingen op Easy Filling moesten we binnen onze drie apotheken afscheid nemen van enkele medewerkers omdat we hun tijdelijke contract niet konden verlengen. Daardoor moesten we met minder mensen in de drie apotheken het werk doen. Toch ervaren we nu dankzij de komst van Easy Filling een verlaging van de werkdruk.”

Rust in de apotheek

Het apotheekteam is erg te spreken over de sorteeroplossing van Farma Sort. “Het is heel eenvoudig in gebruik. Wat ik vanuit het team terugkreeg is dat hun werk veel eenvoudiger is geworden. Sommige assistenten missen de logistieke puzzels van vroeger wel”, zegt Steenbeek. “Ze vonden het leuk om uit te zoeken waar bijvoorbeeld een bestelling gebleven was. Dat is nu niet meer nodig.”

Ook is er nu veel meer rust in de organisatie. “Patiënten kunnen hun bestelde geneesmiddelen direct ophalen. Vroeger was een assistent vijf minuten bezig met het aanschrijven, pakken, etiketteren en ter handstellen van een recept. Al die tijd stond de patiënt te wachten. Nu duurt dat één minuut en kunnen de overige vier minuten gestopt worden in bijvoorbeeld medicatiebegeleiding.”

Steenbeek is heel tevreden over de service van Farma Sort. “De firma is makkelijk benaderbaar, je krijgt mensen aan de telefoon die kennis van hebben van zaken. Het is een kleinschalig en klantgericht bedrijf. Ik kan dit bedrijf en hun sorteeroplossingen alleen maar aanbevelen. Dit heb ik al meerdere keren gedaan. Verschillende collega’s zijn bij mij wezen kijken en hebben inmiddels ook een sorteeroplossing van Farma Sort aangeschaft.”

Voorbeeld blok 1

Of de Speed Filler kostenbesparend zal zijn, kan Steenvoorden nog niet zeggen, maar ze verwacht van wel. “We werken er nog maar kort mee. Maar werken met Speed Filling geeft een hoge mate van efficiency in de apotheek en het is zeker goedkoper dan central filling bij een externe partij. Een voordeel van het lokaal uitvullen van recepten in de apotheek is dat je de receptverwerking meer in eigen hand hebt.

Voorbeeld blok 2

Zodra een recept compleet is, gaat de verlichting van de verzamel locatie groen branden. Met behulp van de draadloze scanner wordt de barcode van de desbetreffende verzamellocatie gescand en komt er een adresetiket uit de printer. De inhoud van het vak kan nu worden uitgenomen en verpakt.
farma-sort-sorteeroplossingen-apotheek-klant-filling-apparaat

“Marges worden ook in de farmacie alsmaar dunner” We moeten daarom steeds efficiënter gaan werken.”

– Voorbeeld blok 3