Apotheker Kees Steenbeek: "Mit Easy Filling sind wir jeden Tag auf dem neuesten Stand der Rezeptverarbeitung."
- Kees Steenbeek
Seit April 2020 verwendet Apotheker Kees Steenbeek von der Hessen Apotheek in De Bilt Easy Filling, eine Sortierlösung für Local Filling von der Firma Farma Sort. Er ist sehr zufrieden damit. „Das System ist sehr einfach zu bedienen, spart viel Zeit und Farma Sort ist ein kundenorientiertes Unternehmen.
Wir haben drei Filialen unserer Apotheke, die alle drei auf Easy Filling umgestiegen sind, um das Local Filling durchzuführen. Die Hessen Apotheek war die erste, gefolgt von der anderen Apotheke zwei Wochen später und wiederum zwei Wochen später von der dritten Apotheke. Bei Easy Filling werden die bei der Großhandel bestellten Arzneimittel lose in Kisten geliefert. Das Sortieren und Etikettieren erfolgt in der Apotheke“, erzählt Steenbeek.
Bevor Steenbeek auf eine Sortierlösung von Farma Sort umstieg, arbeitete sein Apothekenteam auf traditionelle Weise. „Morgens wurden die Bestellungen aus den Kisten ausgepackt und in alphabetischer Reihenfolge in die Schubladen gelegt. Rezepte wurden ausgeschrieben und für die Patienten zusammengestellt. Wir haben uns bewusst gegen das Zentralfilling entschieden, wegen der Kosten und weil wir die Arzneimittel direkt an den Patienten liefern wollten, wenn er vorbeikommt. Aber die Art der vollständig manuellen Rezeptverarbeitung war logistisch gesehen eine große Herausforderung. Wir wollten mehr Zeit für die Medikationsberatung und Gespräche am Schalter haben und haben uns daher entschieden, auf Easy Filling von Farma Sort umzusteigen.
Ohne Fehler
Es war eine Herausforderung, vom alten Rezeptverarbeitungssystem auf Easy Filling umzusteigen, aber Steenbeek bereut es keine Sekunde, sagt er. „Es gab einige Anleitungen für die Sortierlösung, aber nicht für das Personal, das das System bedient, wie den pharmazeutischen Mitarbeiter und die Assistenten. Also haben wir selbst eine Anleitung geschrieben und jetzt kann jeder problemlos damit arbeiten. Die Sortierlösung macht genau das, was man erwartet, sie funktioniert fehlerfrei. Ich denke, es ist einfacher, von einer Zentralfüllung auf die Sortierlösung von Farma Sort umzusteigen, als dies aus dem alten System der manuellen Rezeptverarbeitung zu tun. Ein Vorteil von Easy Filling ist, dass es viel Zeit spart und dabei deutlich kostengünstiger ist als die Zentralfüllung.“
Die Sortierlösung von Farma Sort sorgt dafür, dass der logistische Prozess viel schneller abläuft, sagt Steenbeek. Auf diese Weise kann die manuelle Local Filling stattfinden. „Jeden Morgen vor 11:00 Uhr schreiben wir den Großteil der elektronischen Rezepte aus. Anschließend bestellt das Apothekensystem die benötigten Arzneimittelverpackungen beim Großhändler. Diese werden am nächsten Tag in Bestellkisten geliefert, unsortiert. Dann werden die Verpackungen gescannt und die Easy Filling zeigt an, in welches Fach die Arzneimittelverpackung gelegt werden muss. Die Easy Filling druckt auch automatisch das richtige Etikett aus. Auf diese Weise kommen die Arzneimittel pro Patient in ein Fach. Angenommen, Sie haben zehn Rezepte mit jeweils drei Positionen, dann sind also zehn Fächer in der Sortierlösung mit jeweils drei Arzneimittelverpackungen belegt. Sie erhalten also bei der Bestellung eine Kiste mit dreißig Schachteln, komplett durcheinander, beim Scannen weist die Easy Filling automatisch jeder Verpackung eine Nummer zu, damit sie ordentlich pro Patient in das richtige Fach kommen. Die Easy Filler hat 24 Fächer, so dass jedes Mal für 24 Patienten gleichzeitig Arzneimittel zubereitet werden können. Mit einigen cleveren Tricks aus diesem System ist es sogar möglich, Rezepte für mehr als 24 Patienten gleichzeitig zu sortieren.“
Mit Easy Filling verschwindet die große Menge an Wiederholungsrezepten jeden Tag wie Schnee in der Sonne. „Das Ausschreiben geht jetzt viel schneller. Die Patienten können ihre Bestellung am nächsten Tag abholen. Wir senden den Menschen per E-Mail eine Benachrichtigung, wenn ihr Arzneimittel bereitsteht. Natürlich besteht auch weiterhin die Möglichkeit, dass Menschen ihre Arzneimittel auf Rezept direkt abholen können. Dafür haben wir noch einen Vorrat an Arzneimitteln in der Apotheke. Ist das Arzneimittel nicht vorrätig in der Apotheke, bestellen wir es auch über Easy Filling. Im Bestellsystem können wir sofort sehen, ob das Mittel beim Großhändler vorrätig ist. Ist das nicht der Fall und wir müssen eine Alternative wählen, haben wir genug Zeit, den Patienten über die Alternative zu informieren, da das Arzneimittel am nächsten Tag geliefert wird. Die Erstausgabe von Arzneimitteln erfolgt aus dem Vorrat in der Schubladenkasten.
Arbeitsbelastung erheblich verringert
Ein großer Vorteil von Easy Filling für das lokale Befüllen ist, dass der Lagerbestand in der Apotheke deutlich kleiner geworden ist. „Früher hatten wir zwölf Schrankblöcke in der Apotheke stehen, jetzt nur noch fünf. Wir müssen jetzt viel weniger Zeit für die Lagerverwaltung aufwenden, das Notieren von Verfallsdaten und Parametern entfällt.“
Auch die Reihen von Nachbestellungen gehören der Vergangenheit an. „Früher benötigten wir etwa vier bis fünf Meter Regalplatz für alle Rezepte, bei denen eine Nachlieferung erforderlich war. Heute stehen nur noch etwa 6-7 Produkte auf Nachbestellung.“
Darüber hinaus ist die Arbeitsbelastung für das Personal gesunken. „Dank Easy Filling sind wir jeden Tag mit der Rezeptverarbeitung komplett auf dem Laufenden. Früher mussten die Assistenten hart arbeiten und am Ende des Tages war die Arbeit noch nicht erledigt. Jetzt haben wir Zeit übrig, die wir für Medikationsberatung und die Arbeit am Schalter nutzen können. In der Zeit vor der Einführung von Easy Filling mussten wir in unseren drei Apotheken einige Mitarbeiter entlassen, weil wir ihre befristeten Verträge nicht verlängern konnten. Dadurch mussten wir mit weniger Personal die Arbeit in den drei Apotheken erledigen. Dennoch erleben wir jetzt, dank Easy Filling, eine Reduzierung der Arbeitsbelastung.
Ruhe in der Apotheke
Das Apothekenteam ist sehr zufrieden mit der Sortierlösung von Farma Sort. „Es ist sehr einfach zu bedienen. Was ich vom Team zurückbekommen habe, ist, dass ihre Arbeit viel einfacher geworden ist. Einige Assistenten vermissen zwar die logistischen Rätsel von früher“, sagt Steenbeek. „Sie fanden es interessant, herauszufinden, wo zum Beispiel eine Bestellung geblieben ist. Das ist jetzt nicht mehr nötig.“
Auch gibt es jetzt viel mehr Ruhe in der Organisation. „Patienten können ihre bestellten Arzneimittel direkt abholen. Früher war ein Assistent fünf Minuten lang damit beschäftigt, ein Rezept zu schreiben, zu packen, zu etikettieren und zu übergeben. Die ganze Zeit stand der Patient wartend da. Jetzt dauert es eine Minute und die restlichen vier Minuten können zum Beispiel für die Medikationsberatung verwendet werden.“
Steenbeek ist sehr zufrieden mit dem Service von Farma Sort. „Das Unternehmen ist leicht erreichbar, man bekommt Menschen ans Telefon, die Ahnung von ihrem Fach haben. Es ist ein kleines und kundenorientiertes Unternehmen. Ich kann dieses Unternehmen und ihre Sortierlösungen nur empfehlen. Das habe ich schon mehrmals getan. Verschiedene Kollegen haben sich bei mir umgesehen und inzwischen auch eine Sortierlösung von Farma Sort angeschafft.
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Of de Speed Filler kostenbesparend zal zijn, kan Steenvoorden nog niet zeggen, maar ze verwacht van wel. “We werken er nog maar kort mee. Maar werken met Speed Filling geeft een hoge mate van efficiency in de apotheek en het is zeker goedkoper dan central filling bij een externe partij. Een voordeel van het lokaal uitvullen van recepten in de apotheek is dat je de receptverwerking meer in eigen hand hebt.
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“Marges worden ook in de farmacie alsmaar dunner” We moeten daarom steeds efficiënter gaan werken.”
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