Er komt een recept binnen. De apothekersassistent ziet meerdere varianten van hetzelfde middel op het scherm. Welke moet worden afgeleverd? Die keuze lijkt eenvoudig, maar hangt af van verschillende factoren. Is het middel preferent? Is het leverbaar? Ligt het nog in de eigen voorraad? En is lokale verwerking de beste keuze, of kan het recept beter via CF worden afgehandeld?
Juist op dat moment vullen FloFarma en FarmaSort elkaar aan. FloFarma bepaalt automatisch de best leverbare keuze op basis van preferentiebeleid en de ingestelde voorkeuren van de apotheek. FarmaSort laat vervolgens direct zien of die keuze ook daadwerkelijk in de apotheek op voorraad is. Zo komen leverbaarheid en lokale voorraad samen in één scherm binnen het AIS.
FloFarma helpt openbare apotheken weer grip te krijgen op voorraad, assortiment en inkoop. Door dagelijkse keuzes rondom geneesmiddelen te automatiseren, ondersteunt de software apotheken bij slimmer bestellen, minder handmatig uitzoekwerk en meer tijd voor patiëntenzorg.
Wat FloFarma doet
Iedere apotheek maakt dagelijks honderden keuzes rondom voorraad, assortiment en inkoop. FloFarma automatiseert dat proces. De apotheek legt één keer haar voorkeuren vast, zoals de gewenste groothandels, leveranciers en merken. Vervolgens bewaakt FloFarma continu welke keuze op dat moment het meest logisch is.
Geneesmiddelen worden gegroepeerd op basis van de taxe (Z-Index), zodat equivalente producten automatisch bij elkaar horen. Elk uur verwerkt FloFarma de actuele voorraadgegevens van leveranciers. Daarbij blijft het preferentiebeleid altijd leidend. Is een voorkeursartikel tijdelijk niet leverbaar, dan schakelt het systeem automatisch door naar het eerstvolgende geschikte alternatief.
Hierdoor hoeft de apothekersassistent niet langer zelf verschillende leveranciers of alternatieven te vergelijken. FloFarma bepaalt automatisch de best leverbare optie en zet deze direct actief in het apotheekinformatiesysteem (AIS). De apotheker richt het proces één keer goed in; daarna ondersteunt de software iedere dag opnieuw het uitgifte-, bestel- en inkoopproces.
“De beste ideeën ontstaan op de werkvloer. We ontwikkelen FloFarma niet op basis van aannames, maar vanuit de dagelijkse praktijk. Nieuwe inzichten ontstaan tijdens het werken in de apotheek en worden vervolgens direct doorvertaald naar de software.”
Wat de koppeling toevoegt
FarmaSort voegt daar realtime inzicht in de eigen voorraad aan toe. De actuele voorraad wordt rechtstreeks teruggestuurd naar hetzelfde scherm in het AIS. De apothekersassistent ziet direct hoeveel volle verpakkingen beschikbaar zijn en hoeveel voorraad zich nog in aangebroken verpakkingen bevindt.
Daardoor is niet alleen zichtbaar welke variant de voorkeur heeft, maar ook of deze daadwerkelijk in de apotheek aanwezig is. Leverbaarheid en lokale voorraad komen daarmee samen in één overzicht.
Verschuift de voorkeur tijdelijk naar een ander artikel terwijl er nog voorraad aanwezig is van het oorspronkelijke middel, dan blijft deze voorraad zichtbaar als uitlopend. Eerst wordt de bestaande voorraad opgebruikt; daarna schakelt de apotheek volledig over naar het nieuwe voorkeursartikel. Dat beperkt verspilling en vermindert derving.
Daarnaast ondersteunt de combinatie een optimale afweging of een recept lokaal vanuit de apotheek wordt verwerkt of beter via CF kan verlopen. Ook die beslissing wordt gebaseerd op actuele informatie over leverbaarheid én de beschikbare voorraad.
De koppeling maakt gebruik van dezelfde interface als de bestaande FarmaSort-oplossingen. Daardoor werken ook de SpeedFiller, EasyFiller en RotoFiller direct samen met FloFarma. Op dit moment ondersteunt FloFarma Pharmacom; uitbreiding naar andere apotheekinformatiesystemen staat op de planning.