Die Effizienz bei der Rezeptverarbeitung hat erheblich zugenommen, und wir sind begeistert von Farma Sort
- Jerry ter Borgh
Apotheker Jerry ter Borgh von der Diemer Apotheke arbeitet mit Speed Filling von Farma Sort und ist sehr zufrieden mit den vielen Vorteilen dieser Sortierlösung. Er berichtet: „Dank Speed Filling hat sich die Effizienz bei der Verarbeitung von Rezepten erheblich verbessert. Das Gerät ist einfach zu bedienen und verhindert Medikamentenverwechslungen. Wir haben auch viel zusätzliche Zeit gewonnen, die wir für die Durchführung von Medikationsberatungen nutzen können. Speed Filling bringt eine Menge Ruhe in die Apotheke.
Ter Borgh arbeitet seit Mai 2020 mit Speed Filling, um wiederholte Rezepte zu verarbeiten. Er berichtet: „Wir bearbeiten auch die wiederholten Rezepte für die drei anderen Standorte unserer Apotheke, mit denen wir eine Partnerschaft haben.“
In gewisser Weise ist diese Arbeitsweise eine Art dezentrales Füllen auf lokaler Ebene, erklärt ter Borgh. „Die Patienten aller vier Apotheken sind bei uns eingeschrieben, weil wir die Medikamente verarbeiten. Wir schreiben die wiederholten Rezepte für diese Apotheken aus. Die Patienten können die wiederholten Medikamente jedoch in einer der Apotheken in ihrer Nähe abholen. Die bestellten Arzneimittel treffen zweimal pro Woche über den Großhandel in unserer Apotheke ein. Die Verpackungen werden mit Speed Filling etikettiert und dann in den Fächern des Geräts sortiert. Die Sortierlösung trennt die Rezepte für jede Apotheke vor der Bestellung. Nach der Sortierung wird mit Hilfe des Track-and-Trace-Systems bereits ein Lagerort im Schrank auf dem entsprechenden Apothekenstandort reserviert. Anschließend werden die Arzneimittel mit internem Transport zu den anderen Apothekenstandorten gebracht. Die Behälter werden freigegeben und die Patienten erhalten eine E-Mail mit der Mitteilung, dass ihre Bestellung bereitsteht. Die Pakete können direkt abgelegt werden, da der Standort bereits reserviert ist.
Einfach zu beladen
Der große Vorteil von Speed Filling liegt in dem hohen Automatisierungsgrad. Deshalb haben ter Borgh und die anderen Apotheker der Apothekengemeinschaft sich für diese Sortierlösung von Farma Sort entschieden. Die anderen Sortierlösungen von Farma Sort erfordern etwas mehr manuelles Eingreifen, findet ter Borgh. „Speed Filling ist die am stärksten automatisierte Sortierlösung. Ungefähr drei Wochen vor dem Enddatum der Wiederholungsmedikation schreiben wir alle Rezepte vorab. Anschließend trifft die Bestellung ein. Diese wird samstags und an einem Wochentagabend mit Speed Filling verarbeitet. Dafür haben wir ein eigenes Team. Es handelt sich um eine ungelernte Arbeit, das Laden des Sortiersystems ist einfach: Ein Kind könnte es erledigen. Deshalb lassen wir dies von Studenten erledigen, als Nebenjob für sie. Amsterdam ist in der Nähe, also gibt es genug Studenten. Die Speed Filler erledigt alles automatisch: Rezepte pro Patient sortieren, nach Größe sortieren, damit sie in das richtige Fach im System der anderen Apotheken gelegt werden können, Etikettieren und Aufsplitten nach der Apotheke, in der das Rezept abgeholt wird.
Ruhe
Das Apothekenteam hat daher kaum noch Arbeit mit den Wiederholungsmedikationen, und es ist viel zusätzlicher Raum für andere Aufgaben entstanden, wie ter Borgh erklärt. „In der Apotheke ist eine große Ruhe eingekehrt, so dass wir uns auf andere Aufgaben wie die Medikamentenbegleitung konzentrieren können. Das Wegfallen der täglichen Verarbeitung der Mehrheit der Wiederholungsrezepte führt zu enormen Zeitersparnissen. Da wir erst seit Kurzem mit dem Speed Filler arbeiten, überlege ich noch, wie wir unsere Apothekenprozesse und Arbeitsabläufe neu gestalten können. Wir haben auf jeden Fall mehr Raum, um unsere Rolle als Gesundheitsdienstleister weiter auszubauen.“
Ter Borgh nennt noch einige weitere große Vorteile, die der Speed Filler mit sich bringt. „Die Effizienz bei der Verarbeitung von Rezepten hat deutlich zugenommen, das Gerät ist einfach zu bedienen, nach der Einweisung kann jeder damit arbeiten, und außerdem verhindert es Medikamentenverwechslungen.“
Kleinere Bestände
Technisch war es immer noch eine ziemliche Herausforderung, den Speed Filler in Betrieb zu nehmen. Man muss schließlich von einer bestehenden Situation auf eine neue Arbeitsweise umstellen, so ter Borgh: „Wir mussten eine Verbindung zwischen dem Track-and-Trace-System für die Rezepte und dem Speed Filler herstellen. Außerdem war es eine Herausforderung, mit kleineren Beständen zu arbeiten. Man bestellt mehr und hat daher weniger auf Lager. Zuvor haben wir mit einem Roboter gearbeitet, der den Bestand aufgefüllt hat. Diesen Roboter haben wir immer noch, aber wir verwenden ihn nun für den täglichen Rezeptverlauf. Und manchmal auch noch für Wiederholungsrezepte, denn es gibt Patienten, die nicht automatisch benachrichtigt werden möchten, dass ihr Wiederholungsrezept in der Apotheke bereit liegt, sondern sie möchten selbst, wenn es nötig ist, ihr Wiederholungsmedikament anfordern. Auf diese Weise möchten sie glaube ich mehr Kontrolle über ihre Situation behalten.
Verbesserung
Die Arbeit mit dem Speed Filler führt zu einer hohen Effizienz in der Apotheke und ist definitiv kostengünstiger als das zentrale Ausfüllen bei einem externen Anbieter. Ein Vorteil des lokalen Ausfüllens von Rezepten in der Apotheke ist, dass man die Rezeptverarbeitung mehr selbst in der Hand hat. Im Vergleich zur Arbeit mit dem Roboter ist es auch eine Verbesserung. Man hat einen Schritt weniger im Rezeptverarbeitungsprozess. Den Roboter musste man jeden Tag füllen, wenn die Bestellung eintraf. Das ist jetzt nicht mehr nötig.“
Ter Borgh ist sehr zufrieden mit dem Service von Farma Sort. „Wir sind sehr begeistert von der Sortierlösung von Farma Sort. Es ist ein angenehmes und kleines Unternehmen. Wenn man einen Wunsch hat – wir wollten zum Beispiel die Aufteilung der Sortierung intelligenter gestalten – denkt Farma Sort gut mit. Alles ist lösbar. Und für die Zukunft haben wir auch noch einige Wünsche. Zum Beispiel möchten wir mehr Einblick in die genauen Boxen erhalten, die wir bestellt haben, um den lokalen Bestand aufzufüllen. Zweifellos wird Farma Sort auch hier mitdenken und eine gute Lösung finden.
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Of de Speed Filler kostenbesparend zal zijn, kan Steenvoorden nog niet zeggen, maar ze verwacht van wel. “We werken er nog maar kort mee. Maar werken met Speed Filling geeft een hoge mate van efficiency in de apotheek en het is zeker goedkoper dan central filling bij een externe partij. Een voordeel van het lokaal uitvullen van recepten in de apotheek is dat je de receptverwerking meer in eigen hand hebt.
Voorbeeld blok 2
“Marges worden ook in de farmacie alsmaar dunner” We moeten daarom steeds efficiënter gaan werken.”
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